Тайм-менеджмент: прості способи управління часом

Ритм, в якому живе більшість з нас, навряд чи можна назвати спокійним і розміреним. Брак часу, аврал і жорсткий цейтнот є випробуваннями, впоратися з якими під силу далеко не кожному. Постійне перебування в стані «не знаю, за що хапатися» навряд чи можна назвати гідною кандидатурою, коли мова йде про особисту ефективність.

Емоційне напруження блокує продуктивність, призводить до швидкої стомлюваності і апатії. Тому, щоб не стати жертвою стресу або, ще гірше, синдрому хронічної втоми, займемося керуванням часом або тайм-менеджментом.

Всі успішні люди дуже продуктивні. Вони багато працюють і багато встигають, а це не одне й те саме. Під продуктивністю, в першу чергу, мається на увазі результат, а не процес. Основний секрет особистої ефективності полягає в правильному розподілі часу. Тайм-менеджмент допомагає уникнути незавидною долі заручника власного бізнесу або кар’єри.

Планування вивільняє час

Ті, хто домігся успіху в своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне планування просто необхідне для підвищення продуктивності і ефективного управління часом.

Правило 6«П»: правильне попереднє планування попереджає погані показники.

Планувати і думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, то вона не існує. Перелік завдань – це свого роду карта, яка не дасть Вам збитися зі шляху до наміченої мети. Пітер Ф. Друкер в книзі «Ефективний керівник» призводить хорошу аналогію, стимулюючу до фіксування завдань на папері:

«Люди, що перебувають в темному приміщенні, швидко втрачають почуття часу. Але навіть в повній темряві більшість людей зберігають почуття простору. Перебуваючи в освітленому, але замкнутому приміщенні, ви вже через кілька годин перестанете відчувати рух часу. І якщо ви захочете підрахувати, як довго ви перебуваєте в такому приміщенні, ви сильно помилитеся в своїх підрахунках. Тому, якщо ми покладаємося на нашу пам’ять, ми не помічаємо, на що витрачається наш час … »

Робота зі списком запланованих справ в перший же день збільшує продуктивність на 25%. З вечора готуйте список завдань, які потрібно зробити завтра. Прийшовши на роботу, Ви завжди будете знати, з чого почати свій день.

Продовжуйте працювати з складеним списком протягом дня: при появі нової справи вносьте її в список з урахуванням пріоритетності по відношенню до раніше запланованих завдань. Виконавши чергове завдання зі списку, обов’язково викреслюйте його. Це дасть Вам відчуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму і зарядить енергією.

Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від цілей життя до плану на день. Кожній задачі ставте фіксовані терміни.

Складне завдання завжди ділите на дрібні підзадачі. Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання – дерево, а підзадачі для її виконання – гілки. Продовжуйте «розгалуження» до тих пір, поки процес виконання всієї завдання не стане простим і прозорим.

Перед тим, як почати що-небудь робити, згадайте про правило 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу при її вирішенні.

Найголовніше – визначити головне

Завдання тайм-менеджменту полягає в тому, щоб вчасно визначити головну справу. Розстановка пріоритетів дозволяє ефективно управляти списком намічених справ, привласнюючи кожному завданню свій рівень важливості.

Після визначення важливості ​​справи оцініть наслідки в разі його виконання або невиконання. Важливе завдання має серйозні наслідки, якщо не буде виконано в строк.

Для розстановки пріоритетів добре підходить метод АБВГД. Це дуже простий спосіб планування, і полягає він у тому, щоб у кожного завдання в списку справ був пріоритет виконання.

Так, завдання, зазначене літерою А, вказує на найважливішу справу з найсерйознішими наслідками в разі невиконання. Головне правило методу полягає в тому, щоб не братися за справу Б, поки не виконана задача А, а за справу В, поки відкрита задача Б, і т.д.

Буква Д означає «геть!». Цією буквою варто відзначати малоістотні завдання, які ні на що не впливають. Для розстановки пріоритетів в кожній групі завдань, використовуйте цифри, які будуть вказувати на послідовність виконання справ. Таким чином, найважливіша справа у Вашому списку повинно бути позначено як А1.

Закон примусової ефективності

Основний секрет управління часом полягає в зосередженості і цілеспрямованості. Почніть з вирішення першочергових завдань і робіть все послідовно, тобто щось одне в певний період часу. Кидаючи справу і повертаючись до неї знову і знову, Ви знижуєте свою ефективність в 5 разів.

Моцарт міг працювати над трьома композиціями відразу і створювати справжні шедеври. Але це швидше виняток, ніж правило. Бах, Гайдн або Верді могли працювати тільки над одним твором в якийсь період часу. Вони не починали працювати над наступним твором, не закінчивши попередній.

Використовуйте закон примусової ефективності, який говорить про те, що на все часу ніколи не вистачає, але його ніколи не бракує для самого важливого. Тому важливо зібратися і змусити себе зробити в першу чергу те, що принесе найбільшу вигоду і результат.

Всі справи можна розділити на 4 групи:

Така класифікація носить ім’я американського президента і називається методом (вікном, принципом) Ейзенхауера.

Першорядні завдання – це справи термінові і важливі. Спроба відкласти такі справи на потім створить Вам непотрібні проблеми – за них потрібно братися негайно.

Далі йдуть справи важливі, але не термінові. Такі завдання можна відкласти, проте вони можуть зробити сильний вплив в довгостроковій перспективі. Нетермінові і важливі справи мають звичку ставати терміновими і важливими, якщо їх постійно відкладати. Для того, щоб такого не сталося, заздалегідь передбачте для них часовий резерв.

Термінові, але не важливі завдання мало позначаються на Вашому успіху. Заняття терміновими, але не важливими справами не дає результату і може сильно позначитися на Вашій ефективності. Такі справи віднімають більшу частину Вашого часового резерву. Це як раз ті завдання, які по можливості потрібно передоручати або зменшувати їх кількість.

Логічно припустити, що нетермінові і неважливі справи не мають ніякого значення в принципі і не несуть ніяких наслідків при їх невиконанні. Такі справи можна сміливо викреслювати з Вашого списку.

Що значить «з’їсти жабу»?

Стара притча говорить: якщо в першу чергу з ранку Ви повинні з’їсти жабу, розрадою може служити те, що це найгірше, що може трапитися з Вами за весь день.

Брайан Трейсі, успішний бізнес-консультант, порівнює жабу з найнеприємнішою і важливою справою, яку слід сьогодні зробити. Відкладаючи її, Ви створюєте зайве емоційне напруження і небажані наслідки. Потрібно діяти без зайвих роздумів і зволікань – просто взяти і зробити. Це дасть Вам заряд бадьорості на цілий день.

Слово «ні» економить несподівано багато часу

Найголовніше слово для організації власного часу – це ввічливе «ні». Вчіться відмовляти і говорити «ні» завданням, що не входять в число вибраних Вами пріоритетів. Будьте тактовні і відмовляйте так, щоб людина зрозуміла, що Ви відкидаєте не її особисто, а завдання.

Слідкуйте за тим, на що Ви витрачаєте свій робочий і вільний час. Відзначайте заняття, які є пожирачами Вашого часу (наприклад, обговорення новин з колегами, безцільне перемикання каналів телевізора або читання рекламних листівок і газет).

Складіть рейтинг таких нікчемних занять, назвавши його «Я більше ніколи не буду цього робити», і заносьте туди ті справи, які не приносять Вам ніякої користі і не наближають Вас до мети.

 

На що здатен кошик для сміття?

Люди, що показують хороші результати, працюють за чистим столом. У непродуктивних і незібраних людей на столі панує дикий хаос. Виробіть звичку своєчасно розбирати папери, викидаючи непотрібні, і працювати за чистим столом. Помічено, що до 30% робочого часу витрачається на пошуки потрібної паперу. Кошик для сміття – один з найефективніших інструментів управління часом.

Принцип рівноваги

Найпростіший спосіб уникнути паніки при вигляді все зростаючого обсягу роботи – це зробити глибокий вдих і сказати: «Я можу тільки те, що можу», і почати спокійно складати список. Аналізуючи завдання, що стоять перед Вами, Ви завжди побачите, що Вам вистачає часу, щоб вирішувати життєво важливі питання.

Уважно стежте за тим, щоб у Вашому житті зберігалася рівновага. Працюючи до знемоги, Ви не зможете обдурити організм, він все одно візьме своє, і якщо Ви не зупинитеся, він зробить це примусово. А це явно не входить у Ваші плани.

Для того, щоб бути ефективним, просто тайм-менеджменту мало. Важливо стежити за своїм здоров’ям і підпідтримувати себе в хорошій фізичній формі. Ваше життя повинне бути насиченим, в ньому завжди має бути час для Вашої сім’ї і відпочинку. Основний принцип рівноваги: важлива кількість часу вдома і якість часу на роботі. На першому місці завжди повинні бути Ви і головні люди у Вашому житті, – заради цього і варто працювати над власною ефективністю.